電話対応のマナー
【電話のかけ方・受け方】
●電話のかけ方
ダイヤルする前に再確認しましょう
相手の会社名、部署名、名前、用件を再確認。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくようにしましょう。
話し始め
「～の件でお電話させていただきました」とまず前おきを話すのがマナーです。
用件が多く、時間を取らせてしまうときは「今お時間よろしいでしょうか?」と相手の都合を確認しましょう。
電話を切る時の注意
相手が受話器を置くのを確認してから切りましょう。
いくら素晴らしい対応をしても、ガチャンと切ってしまったら台無しですよね。
●電話の受け方
電話のコールが鳴ったらすぐに取りましょう
コールしたらできるだけ早く受話器を取りましょう。
3回以上コールしてから受話器を取った場合は「お待たせ致しました」と言って出ましょう。
第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗りましょう。
外線ならば「会社名、部署名」を名乗ります。内線ならば「部署名、氏名」を名乗ります。
相手を必ず確認しましょう
相手の名前や会社名を確認しましょう。
相手が名乗らない場合もありますので、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と、きちんと尋ねましょう。
相手が社外の人の場合は、相手の名前を聞いたら「いつもお世話になっております」とひと言添えましょう。
内容の大小に関わらず、必ずメモをとりましょう。
相手の会社名、名前、日時、用件は正確にメモしましょう。
用件は復唱して確認をし、特に数字は間違えないように注意しましょう。
不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」クッション言葉をはさみ、確実に用件を把握するようにしましょう。
担当が不在の場合
担当者が不在の場合は、急ぎの内容か確認し、相手の都合を最優先に、次のコンタクトの取り方をうかがいましょう。
伝言で構わなければ、代わりに用件を聞きましょう。その場合は、間違いがないよう、必ず復唱して再確認をしましょう。
社内で電話を回す場合は、「○○社の●●さんから□□の件でお電話です」と引き継ぎもしっかりと行いましょう。