ビジネスメールマナー３
【引用の使い方】
「引用」とは、人の言葉や文章を自分の言葉や文章の中に引いて用いることです。
メールのやり取りにおける引用とは、メールの差出人が書いた文章をそのまま残して、それに対して返答をつけていく方法を指しています。
引用を自動的にするか、しないかは、メールソフトで設定することができます。
受信したメールから「返信」を押すと、自動的に受信した文章に引用符「>（半角）」がついた返信メールの形式になります。
受信したメールの文章をそのまま残して、その文章に対して返答を書いていくことで何に対して返答をしているのかが明確になりますし、新たに書き直すことがないので返答漏れや数字を間違えることなく返信が出来ます。
【全文引用と部分引用】
全文を引用する方法
宛先から署名にいたるまで、メールの全文をつけたまま返信することを、全文引用といいます。
この時に注意してほしいのが、署名を毎回入れないこと。文章が署名だらけになり、せっかくの引用が読みづらくなります。
全文引用のメリット
これまでやりとりをした履歴をまとめて確認することが出来ます。
「あの時何て言ってたっけ」と疑問に思っても、わざわざ受信メールを探す手間がありません。
全文引用のデメリット
やりとりが長くなると引用文章も長くなり、読みづらくなる場合があります。
必要な部分だけを抜き出す方法
受信したメールに質問項目があれば、質問文だけを引用して、その下に返答を書いていきます。
部分引用のメリット
全文引用よりもメール本文を読みやすく、スッキリとまとめることが出来ます。
あやふやな印象がなく、話のポイントがわかりやすくなります。
部分引用のデメリット
引用で抜き取る文章の範囲が狭すぎると、何に対しての返答かわからなくなりますし、相手の意図を汲み取っていない返信になってしまいます。
逆に範囲が広すぎても、要点のわかりづらい返信になってしまいます。