ビジネスメールマナー
【ビジネスメールの基本】
宛先
メールアドレスを一文字でも間違うと、相手に届かなかったり、誤って別の相手に届いてしまうこともあるので注意しましょう。
アドレスをコピー＆ペーストした時も、送信前にもう一度確認するようにしましょう。
●件名
概要がわかるように、適切な件名を付けましょう。
受信者が多くのメールから検索ができたり、急用なのか、後で開くかを区別できるようになります。
例
○月○日営業部ミーティングの件
△△株式会社田中より＞資料送付のお願い
【△△株式会社】ご請求内容のご確認
「ありがとうございます」「お世話になっております」などの件名は避けましょう。
本文の書式
1.本文の冒頭に宛先の名称を書きます。
例
△△株式会社
営業部 部長 ○○様
2.まずは名乗りましょう。差出人のメールアドレスだけでは誰だかわからない場合もあります。
会社の正式名称と所属部署、その次に名前を書きます。
3.「いつもお世話になっております」などの簡単な挨拶を入れましょう。
例
「先日はありがとうございました」
「早速のご連絡ありがとうございます」
4.要旨
メールを書いた主旨を簡潔に書きます。
例
「○○についてご報告いたします」
「先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました」
5.本文
文章は必要事項を簡潔に書き、相手が読みやすい文章を心がけます。
１行の文字数は、最大35文字程度になるように改行を入れ、読みやすくします。
数行ずつで区切り、空白行を入れるようにすると読みやすいでしょう。
わかりやすく、箇条書きを使用してもいいでしょう。
6.結びの挨拶
本文の最後に、「よろしくおねがいいたします」などで結びます。
例
「今後ともよろしくお願いいたします」
「ご検討の程、よろしくお願いいたします」
●署名
メールの最後には社名・部署名・名前・電話番号・メールアドレスなどの入った署名を入れます。
メールソフトの署名機能を利用し、自動的に入るように設定しておきましょう。
署名は5行程度にまとめ、見やすく工夫しましょう。